Defterlerde tasdik bilmecesi

M. Fatih Köprü | 28/12/2014 | (Tüm Yazılar)

Tacirler yaptıkları işlemleri defterlerine kaydetmek zorundalar. Defter deyince iki farklı mevzuat karşımıza çıkıyor. İlki Türk Ticaret Kanunu (TTK), diğeri ise Vergi Usul Kanunu (VUK).

Genel olarak birbirine paralel düzenlemeler içeriyorlar. Ancak hangi defterlerin tutulacağı, açılış ve kapanış tasdikleri gibi konularda bazen ikisi arasında farklar olabiliyor. Yani yılsonu geldiğinde bu işlem bir bilmece haline de gelebiliyor. Hangi defter tasdik ettirilecek, hangisi ettirilmeyebilir, hangi defter her yıl tasdik ettirilmeli, hangisine tasdik yaptırmadan devam edilebilir, açılış tasdiki hangileri için zorunlu, kapanış tasdiki hangisine yaptırılmalı, tasdik işlemlerinin ne zaman yapılması gerekiyor… gibi. Bu soruların daha da çoğaltılması mümkün.

Aralık ayının son günleri geldi. Yukarıdaki sorulardan bunalan kişilere biraz olsun yardımcı olmak amacıyla bu hafta, TTK ve VUK kapsamında fiziki ortamda tutulması gereken defterlerin neler olduğu, bunların açılış ve kapanış tasdikleri ile defter tasdik ettirmemenin yaptırımlarına değineceğiz.

Hangi defterler?

TTK uyarınca, gerçek veya tüzel kişi olduğuna bakılmaksızın her tacirin, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir tutması gerekiyor. Düzenlemeye bakıldığında, ikinci sınıf tüccarların da bu defterleri tutmasının zorunlu olduğu anlaşılabilir. Bu konuyla ilgili TTK’da geçici bir düzenleme yer alıyor. Buna göre gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanunu’na göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar yukarıdaki defterler yerine, işletme hesabı esasına göre defter tutmaya devam edebiliyorlar.

Her tacirin tutması gereken defterlere (yevmiye, defteri kebir ve envanter) ek olarak;

- Şahıs şirketlerinin genel kurul toplantı ve müzakere defteri,

- Anonim ve limited şirketlerin pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri,

- Anonim şirketlerin yönetim kurulu karar defteri,

olması da gerekiyor.

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun, şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabiliyor.

VUK’ta defterler

TTK açısından tutulma zorunluluğu bulunan yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir VUK’ta; birinci sınıf tüccarlar (şirketler dahil) tarafından tutulması gereken defterler olarak sayılıyor. İkinci sınıf tüccarlar ise işletme defteri tutuyorlar.

Ayrıca yasada yer alan diğer defterler ile Maliye Bakanlığı tarafından zorunluluk getirilen defterlerin de mükellefler tarafından tutulması gerekiyor. Örneğin düzenledikleri kâğıtlara ait damga vergisini makbuz karşılığı ve istihkaktan kesinti suretiyle ödeyen mükellefler damga vergisi defteri, serbest meslek faaliyeti icra edenler serbest meslek kazanç defteri tutmak zorundalar.

Açılış tasdiki

TTK uyarınca tacirler tarafından; yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış tasdikinin kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yapılması gerekiyor.

İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış tasdiklerinin ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar yapılması zorunlu. Yani hesap dönemi takvim yılı olan ve öteden beri faaliyetine devam eden tacirlerin 2015 yılı defterlerinin açılış tasdikini bu ayın sonuna (31 Aralık Çarşamba akşamına) kadar tamamlamaları gerekiyor.

Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunlu. Bu defterler yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle yeniden kullanılabiliyor.

Tasdike tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması veya başka bir sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar, bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundalar.

Pay defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile (limited şirketlerde kullanılmaya devam ediliyorsa) ortaklar kurulu karar defteri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılabiliyor.

Noter tasdik ediyor

Belirtilen defterlerin tasdiki noterler tarafından yapılıyor. Noterler açılış tasdiki sırasında ticaret sicili tasdiknamesinin aslını istiyorlar. Bunu gördükten sonra bir kopyasını kendilerine alıp aslını geri vermeleri gerekiyor. Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış tasdiklerinde ise ticaret sicili tasdiknamesi aranmıyor.

Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında, yukarıda sayılan defterler ticaret sicili müdürlüklerince de tasdik edilebiliyor.

VUK’da açılış tasdiki

Yukarıda VUK uyarınca tutulması gereken defterlerden bahsettik. Yevmiye ve envanter defteri, işletme hesabı defteri, serbest meslek kazanç defteri ve damga vergisi defteri ile Vergi Usul Kanunu’nda sayılan ve tasdik zorunluluğu bulunan diğer defterlerin her yıl açılış tasdikinin yapılması gerekiyor.

Buna göre normal hesap dönemine sahip mükellefler, 2015 yılında kullanacakları bu defterlerin tasdik muamelesini Aralık sonuna kadar yaptırmayı unutmamalılar. 2014 yılına ait defterlerini 2015 yılında da kullanmak isteyen mükellefler ise tasdik işlemini Ocak sonuna kadar yaptırabiliyorlar.

Kapanış tasdiki

Kapanış tasdiki sadece; yevmiye defteri, yönetim kurulu karar defteri ve limited şirketler tarafından, eğer tutuluyorsa müdürler kurulu karar defteri için zorunlu.

Yevmiye defterinin; izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması gerekiyor.

Yönetim kurulu karar defteri ile limited şirketler tarafından tutulması durumunda müdürler kurulu karar defteri için bu süre 1 ay olarak belirlenmiş. Buna göre söz konusu defterlerin kapanış tasdikinin izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar yaptırılması gerekiyor.

Kapanış tasdikine ilişkin olarak vergi mevzuatında bir düzenleme yok. Dolayısıyla kapanış tasdik işlemlerinin yukarıda değinilen TTK hükümleri kapsamında yerine getirilmesi gerekiyor.

E-deftere geçenler

Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, eski yevmiye defterlerinin kapanış tasdikini, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde yaptırmak zorundalar.

Diğer taraftan normal hesap dönemine sahip olan ve 1 Ocak 2015’ten itibaren e-defter tutmaya başlayacak olan mükellefler yevmiye defterlerinin kapanış tasdikini, 2015 Haziran sonuna kadar yaptırabilirler.

Cezası ne?

Defterlerin açılış veya kapanış tasdikinin yaptırılmaması halinde, TTK uyarınca her bir defter için 4 bin 934 lira (2015 yılı için) idari para cezası ile karşı karşıya kalınabilecektir.

Vergi Usul Kanunu’nda ise defterlerin açılış tasdikinin yapılmamış olması re’sen takdir nedeni olarak kabul ediliyor. Bu vergi inceleme elemanları ya da takdir komisyonu marifetiyle dönem kazancının takdir edilerek vergilemenin buna göre yapılması anlamına geliyor.

Aynı zamanda usulsüzlük cezası da kesiliyor. Buna göre defterlerin Kanun’da belirtilen sürelerin sonundan itibaren;

- Bir ay içinde tasdik ettirilmesi halinde II. derece usulsüzlük cezası,

- Bir aydan daha sonra tasdik ettirilmiş ya da hiç tasdik ettirilmemiş olması halinde ise I. derece usulsüzlük cezası,

kesilmesi gerekiyor. Defterlerin tasdik muamelesinin yaptırılmamış olması aynı zamanda re’sen takdiri de gerektirdiğinden, I. derece usulsüzlük cezası 2 kat olarak uygulanıyor.

Ayrıca aksi yönde mukteza ve yargı kararları olsa da, vergi incelemelerinde yevmiye defterinin tasdik ettirilmediğinin tespit edilmesi halinde, KDV indirimlerinin reddedilmesi ve cezalı KDV tarhiyatıyla karşılaşma riski olduğu da unutulmamalıdır.

Defterlerin saklanması

TTK uyarınca her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde 10 yıl saklamakla yükümlü. Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlıyor.

Vergi mevzuatında ise bu süre, zamanaşımı düzenlemelerine paralel, 5 yıl olarak uygulanıyor. Her ne kadar vergide 5 yıllık süre öngörülmüş olsa da, bazı istisnai durumlar (yıllara yaygın inşaat işleri, yatırım indirimi, zarar mahsubu, amortisman, enflasyon farkları gibi) veya TTK’daki saklama süresi dikkate alınarak, defterlerin en az 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi daha doğru bir yaklaşım olacaktır.