Yetkilendirilmiş Yükümlü Elektronik soru formu rehberi ilkeleri yayımlandı.

Kasım ayında Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü sitesinde Yetkilendirilmiş Yükümlü Elektronik Soru Formu Rehberi İlkeleri(V1.1) yayımlanmıştır. Aşağıda söz konusu dokümanda öne çıkan hususlar yer almaktadır: 

• Yazılı usul belgelerinin tamamı üst düzey bir yönetici tarafından imzalanmalıdır.
• Yazılı usul belgeleri yol gösterici nitelikte olup, soruda beklenilen hususlara ilişkin olabildiğince detaylı ve açık bilgiler içermelidir.
• Yazılı usul belgesi olarak örnek belgeler (kontrol formu, eğitim katılım formu, beyanname örneği, takip listesi, arşiv listesi, ziyaretçi broşürü vb.) verilmemelidir. Bu belgeler yerinde inceleme aşamasında ibraz edilmelidir.
• Yazılı usul belgesi örneği olarak sadece sözleşme örneği verilmemelidir. Ayrıca sözleşmenin nasıl yapılacağına dair usul belgesi de eklenmelidir. Eklenecek yazılı usul belgesinde sözleşmenin ne gibi şartlar içereceği hangi unvan ve departmanca imzalanacağı vb. bilgiler yer almalıdır.
• Yapılan sözleşmelerde ve/veya sözleşme eki protokollerde, seçilmesi zorunlu şıkların sağlandığına ilişkin açık hükümler olmalıdır.
• Hizmet alınan firmalarca yapılacak işlem ve kontrollere ilişkin sorularda genel esaslara ilişkin usul belgesi soru ekine konulmalıdır. Bu usul belgesi çerçevesinde imzalanan her bir sözleşmede hizmet alınan firma tarafından yapılacak işlem ve kontrollere açıkça yer verilmelidir.
• Yazılı usul belgelerinde yetkilendirmeler ve sorumluluklar çerçevesinde çizilirken isim belirtilmemeli ve unvan ya da departman bazında açıklamalarda bulunulmalıdır.
• Soru formunda yer alan şıklar kopyalanarak talimat oluşturulmamalıdır.
• Soru formuna eklenecek belgeler bölüm bazında sınıflandırılmalıdır.
• Eklere yapılan atıfların doğruluğu kontrol edilmelidir.
• Firma hakkında üçüncü kişilerin bilmesini istemediğiniz, gizli mahiyette olan belgeler(güvenlik planı, kamera planı, ürün reçetesi, risk analizi, acil durum eylem planıgibi) soru formuna eklenmemelidir.
• Soru formunda “Not” bölümünde belirtilen istisnalar dışındaki tüm şıkların sağlanması gerekmektedir.
• Eğitim içerikli sorulara ilişkin yazılı usul belgelerinde eğitimin konusu, sıklığı, süresi, eğitime dahil olacak departmanlar gibi belgeler yer almalıdır.
• Soru formunda kayıtların tutulmasına dair tüm sorulara ilişkin yazılı usul belgelerinde hangi kayıtların tutulduğu ve kayıtların nasıl tutulduğu detaylı bir şekilde belirtilmelidir.
• 1.9 numaralı soruda; yönetim ofisi, gümrük işlemlerine konu eşyanın konu olduğu muhasebe ve arşiv ofisleri, bilgi işlem ofisi, üretim tesisi, ihracat ve ithalata konu olan eşyaların depolandığı depolar ve firmaya ait antrepolar belirtilmelidir. Başka firmalara ait antrepolar 1.9 numaralı soruda belirtilmemelidir.
• Firmanın,

1. ihracat eşyası başka bir firmanın tesisinden doğrudan gümrük idaresine gönderiliyorsa,
2. İthalat eşyası gümrük idaresinden doğrudan başka bir firmanın tesisine getiriyorsa,

1.9 numaralı soruda yer alan “Firmanızın gümrük işlemlerine konu olan veya olacak eşyanın işlemlerini başka firmaların tesislerinden gerçekleştiriyor” seçeneği mutlaka seçilmelidir. Bu durumda soru formunda o tesise ilişkin olarak açılacak olan “6. Gümrük İşlemine Konu Olan Veya Olacak Eşyanın İşlemlerinin Gerçekleştiği Başka Firmaya Ait Tesislerin Güvenliği” bölümü doldurulmalıdır.

Saygılarımızla,
Kuzey YMM ve Bağımsız Denetim A.Ş.
Sercan Bahadır