Page 36 - VEGU_ocak2017

Tutar Giriş/çıkış Türü Banka/Makbuz Açıklama
No
100.000 Giriş-Mal Banka ABC Bank 16061600EX123456
USD bedeli Gayrettepe Şube no’lu beyannameye ait
USD Hesap faturanın tümü
56.000 Çıkış–Mal Banka ABC Bank 16061600IM123456
EUR bedeli
Gayrettepe Şube no’lu beyanname
EUR Hesap (XXX faturasının kısmi
no lu transfer) ödemesi
80.000 Çıkış–Mal Nakit Makbuz XYZ.A.Ş tarafından
Şubat 2016 dönemi
TL bedeli No:987654 için firmaya kesilen 8
adet fatura toplamı7
Bu konudaki takibin amacının eşyanın gümrük kıymetine
eklenecek giderleri üzerinden ödenecek vergilerin ya da
olası kaynak kullanımı destekleme fonunun (KKDF) oluşup
oluşmadığının sorgulanabilmesidir.
Ayrıca spesifik olarak hangi ödeme hangi beyanname ile ilişkili
belirtmeniz gerekmektedir. Gümrük işlemleri kolaylaştırma
yönetmeliği eki kriterlerine göre toplu ödemelerde, ödemenin
hangi beyannameyle ve hangi eşyayla veya hangi hizmetle ilişkili
olduğunu saptayacak usulün bulunması gerekmektedir. Eğer
birkaç beyanname için bir ödeme yapılıp bu ödemeden düşümlü
olmak suretiyle beyanname bedeli ödeniyorsa , bu düşümler için
de ayrıntı verilmelidir.
Dokümantasyon
Yetkilendirilmiş Yükümlü Statüsüne sahip firmalar gümrük
işlemlerinin basitleştirilmesinden ve güvenlikle ilgili gümrük
denetimlerinde kolaylaştırmalardan yaralanabileceklerdir.
Gümrük İşlemlerini Kolaylaştırma Yönetmeliği’nin Yeşil Hat ile
ilgili hükümlerinde; “Yetkilendirilmiş yükümlü sertifikasına sahip
kişilerin yeşil hatta işlem gören beyannamelerine ilişkin belgeler
gümrük idaresine ibraz edilmez. Bu belgeler gümrük idaresince
istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilir” denmektedir.
Diğer yandan yine aynı Yönetmelik’in 158’inci maddesinde
sertifika kapsamında gerçekleştirilen gümrük işlemlerinin yıllık
faaliyet raporuna bağlanacağı belirtilmiştir. Bu kapsamda ilgili
maddeye göre; “Bakanlıkça başka bir düzenleme yapılıncaya
kadar, sertifikanın düzenlendiği tarihten sonraki her on iki aylık
dönem sonunda sertifika kapsamında gerçekleştirilen gümrük
işlemlerinin usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığı Kanun’un
10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (c) bendinde belirtilen
kişilerce bu dönemlerin sonuna tekabül eden tarihi izleyen
üçüncü ayın sonuna kadar incelenir ve bu inceleme neticesinde
usul ve esasları Bakanlıkça belirlenecek olan yıllık faaliyet raporu
düzenlenecektir.” Bu bağlamda 1 yıllık dönem için de yapılan
gümrük işlemlerinin denetlenebilmesi için işlemlerde kullanılan
belgelerin muhafaza edilmesi, şekli, ulaşılabilirliği düzeni
ve bu belgelere ilişkin bilgi güvenliği şartlarının sağlanması
Yetkilendirilmiş Yükümlü Statüsü sahibi firmalar için önem arz
etmektedir.
Bu kapsamda firmanın arşiv düzeni, fiziksel koşulları, arşiv
sistemi, bu sistemin uygulanışı ve konu hakkındaki prosedürlerin
tüm çalışanlara duyurulması da dahil edilerek soru formu
7 Yetkilendirilmiş Yükümlü Soru Formu Hazırlama Rehberi 23. soru örnek
8 Yetkilendirilmiş Yükümlü Soru Formu Hazırlama Rehberi 24, 25, 26. sorular amaç
9 Yetkilendirilmiş Yükümlü Soru Formu Hazırlama Rehberi 27 ve 45. soru sağlanması beklenen hususlar
10 Yetkilendirilmiş Yükümlü Soru Formu Hazırlama Rehberi 26. soru sağlanması beklenen hususlar
11 Yetkilendirilmiş Yükümlü Soru Formu Hazırlama Rehberi 26. soru örnek
12 Yetkilendirilmiş Yükümlü Soru Formu Hazırlama Rehberi 27. soru örnek
13 Yetkilendirilmiş Yükümlü Soru Formu Hazırlama Rehberi 45. soru amaç
36 Ocak 2017 - “Gümrükte Gündem” özel sayısı
üzerinde bu sürecin anlatılması gerekmektedir. Bu sorularda
amaç firmanın belge yönetimi konusunda sistematiğinin olması
ve istenildiğinde ilgili belgeye en kolay şekilde ulaşımının
sağlanmasıdır.8 Arşiv sistemine ilişkin bir prosedürün olmaması
durumunda oluşturulması gerekmektedir.
Bu konuda dosya içeriğindeki düzen haricinde firmalara kağıt
ortamında tutulan kayıtlar için fihrist bulundurmalarını9
önerilmektedir. Fihrist bir veya birden fazla arşiv biriminin, bu
birimler arasındaki ilişkiye dayanılarak yapılmış içerik listesini
ifade etmektedir. Bu dosyaların belirli bir düzen içerisinde,
örneğin; ithalat dosyalarında belge tarihine göre ya da fatura
ve benzeri evraklardaki muhasebe fiş numaralarına göre tasnif
edilmesi ve fihrist oluşturulması belgeye ulaşımın kolaylığını
sağlayacaktır.
Elektronik arşiv ile ilgili ise firmalardan dosyaların kullandıkları
bilgisayar programı üzerinden erişimin kimler tarafından ve
nasıl sağlandığının belirtmesi gerekmektedir. (Örneğin; sipariş
emirleri su programımızda kayıt altına alınmakta ve programın
arama fonksiyonu ile sıra numarası veya ilgili diğer belgelerin
referans numaraları ile istenen sipariş emrine ulaşmak
mümkündür.)
Burada dikkat edilmesi gereken nokta elektronik ve kâğıt
ortamında birlikte tutulan kayıtlar arasındaki bağlantının
sağlanabilmesidir. Bu da belgelere ulaşmaya imkân sağlayan
sayı, seri numarası, barkod, kare kod gibi tanımlama
işaretlerinin10 olması ile sağlanabilir. İlgili numara ile elektronik
ortamda arama yapıldığında kâğıt ortamında tutulan aynı dosya
numarası ile ilgili beyanname ve ekine ulaşılabilmelidir.11
Gümrük idaresince aranan belgelerin saklanma ve
arşivlenmesinde de yukarıda belirtilen hususlar dikkate alınmalı,
özellikle gümrük beyannamesi ve ekindeki belgelerin belirli
standartlarda ve düzende dosyalanmaları beklenmektedir. Buna
göre belirli bir yıla ait beyannamelerin gün/ay/yıl sıralamasına
göre tasniflenmesi, belgelerin fihriste bir sıraya kaydedilmesi12
ve her beyannameye ait dosyanın belirli bir standarda göre
(örneğin; ilk beyanname, ikinci belge fatura, üçüncü belge
menşei belgesi olacak şekilde)13 oluşturulması gerekmektedir.
Genellikle firmalar tarafından 45 ve 27. sorular karıştırılmakta
ve aynı cevaplar paylaşılmaktadır.
Ancak 27. soruda genel arşiv prosedüründen bahsedilirken
45. soruda özellikle gümrük idaresince aranan belgelerin
arşivleme usullerinden bahsedilmesi istenmektedir.
Diğer yandan bilgi güvenliği kapsamında belgelere izinsiz
erişim önleme ve güvenliği sağlamak da Yetkilendirilmiş
Yükümlü Statüsüne sahip olma koşullarından biridir. Bu
kapsamda gümrük idaresi Yetkilendirilmiş Yükümlü Statüsüne
başvuracak firmalardan ISO 27001 belgesine sahip olmasını
beklemektedir. Soru formu üzerinde de arşiv alanlarının
güvenliğinin sağlanması, arşiv sorumlusunun izni olmadan arşiv
yerlerine girişlerin ve arşiv yerlerinden izinsiz belge almalarının
önlendiğine dair hususlara değinilmelidir.