Elektronik defter uygulaması başlıyor

M. Fatih Köprü | 18/12/2011 | (Tüm Yazılar)

Hiç şüphesiz Maliye Bakanlığı elektronik işlemler konusunda öncü bakanlıklardan biri. Birkaç istisnası dışında hemen hemen tüm beyannameler elektronik ortamda veriliyor. Bildirimler için de aynı şey geçerli. Artık mükellefler vergi ile ilgili bir çok işlemlerini vergi dairesinin kapısından girmeden halledebiliyorlar.

Birçok büyük firmanın aslında bir sorunu daha var. Arşivleme. Bazı mükellefler her ay binlerce, bazı sektörlerde milyonlarca fatura düzenliyorlar. Bu faturaların bir nüshası kağıt olarak müşteriye gönderiliyor. En az bir nüshası da belgeyi düzenleyen firmada kalıyor ve bu belgelerin uzun süreler saklanması, istendiğinde de ibraz edilmesi gerekiyor. Bir de tabii ki bütün işlemlerin kaydedildiği yasal defterler var. Her yıl başında onbinlerce sayfalık defterler noterlere onaylatılarak, bilgi işlem sistemlerinde tutulan kayıtlar bu defterlere aktarılıyor.

Bütün bu defter ve belgelerin yasal saklama süresi içerisinde muhafaza edilmesi için şirketlerin bir çoğu özel olarak depo kiralama yolunu seçiyorlar. Yasal belgelerin elektronik olarak düzenlenmesi ve defterler ile birlikte elektronik olarak saklanması bütün bu sorunları ortadan kaldıracaktır. Maliye Bakanlığı tarafından uzun süredir bu proje üzerinde çalışılıyordu.

Önce e-fatura…

Bu çalışmaların ilk sonucu, geçtiğimiz yıl 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe konulan e-fatura uygulaması oldu. Tebliğ’de faturaların elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin esaslar belirlenmişti. Öncelikle kapsama anonim ve limited şirketler alındı. Bu kurumlardan Gelir İdaresi Başkanlığına (Başkanlık) gerekli evraklarla başvuran ve gerekli izinleri alanlar e-fatura uygulaması kapsamına alındı. Bu sistemde fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemleri, mükellefin bilgi işlem sistemlerinin e-fatura uygulamasına entegre edilmesi yoluyla veya http://www.efatura.gov.tr internet adresinde hizmete sunulan e-Fatura Portalı aracılığıyla gerçekleştirilebiliyor.

Kurulan sistem faturaların elektronik olarak düzenlenebilmesi, müşteriye elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini kapsıyor. Elektronik fatura vergi uygulamaları açısından kağıt fatura ile aynı niteliklere sahip. Ancak e-fatura düzenlenmesi konusunda izin alan kurumlar aynı mal veya hizmet satışı ile ilgili olarak hem kağıt, hem de elektronik faturayı bir arada düzenleyemiyorlar.

Sıra e-defterde…

Elektronik defter uygulaması aslında yeni değil. 2006 yılında çıkarılan bir tebliğ (361 sıra Numaralı VUK Tebliği) kağıt ortamında düzenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz edilen defter ve belgeler yerine, aynı bilgileri içeren elektronik defter ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esasları belirlenmişti. Bu uygulamadan yararlanan mükellefler, elektronik defter ve belgelerini istedikleri programda ve formatta tutabileceklerdi. Ancak elektronik defter ve belge verilerinin, Başkanlık tarafından belirlenen formatta ve bir defa yazılabilen DVD-R’lara kaydedilerek belli dönemlerde Başkanlığa gönderilmesi gerekiyordu.

13 Aralık tarihinde yayımlanan 1 sıra numaralı “Elektronik Defter Genel Tebliği” ile bu tebliğ (361 sıra nolu) yürürlükten kaldırıldı. Yeni tebliğ ile Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar yeniden belirlendi.

Başvuru şartları ve aranan belgeler

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen tüzel kişilerin, öncelikle 397 sıra numaralı VUK Genel Tebliği kapsamında elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları ve Mali Mühür (Başkanlık için TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısı) temin etmiş olmaları gerekiyor.

Başvuracak gerçek kişi mükelleflerin ise 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları gerekiyor.

Yukarıdaki şartları taşıyanların,

- www.edefter.gov.tr adresli internet sitesinde yer alan “Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi”nin imzalı aslı,

- Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneğiyle,

aynı internet sitesinde belirtilen Başkanlık (Gelir İdaresi Başkanlığı) veya Genel Müdürlük (Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü) adresine yazılı olarak başvuruda bulunmaları gerekiyor.

Bu başvuru sırasında ayrıca kullanılacak yazılım hakkındaki bilgilere de yer veriliyor. E-defter uygulaması konusunda uyumluluk onayı almış bir yazılımın kullanılması halinde, yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgilerin verilmesi yeterli. Müşterilerinin ihtiyaçları doğrultusunda özel veya paket yazılım üreten yazılım üreticileri ile yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin öncelikle bu yazılımların onayı için Başkanlığa başvurmaları gerekiyor. Bu yazılımların kullanımı ancak söz konusu onay alındıktan sonra mümkün.

2012 başından itibaren

Yukarıda yer verilen şartları yerine getiren mükelleflerden kendilerine izin verilenler, 1 Ocak 2012 tarihinden itibaren elektronik defter tutmaya başlayabilecekler. www.edefter.gov.tr adresli internet sitesinde yevmiye defteri ve defteri kebirin elektronik olarak tutulabileceği belirtiliyor. Daha sonra kapsamın genişletilmesi halinde, eklenen defterler aynı siteden duyurulacak.

Elektronik defter oluşturma

Kendilerine elektronik defter izni verilenler, www.edefter.gov.tr adresli internet sitesinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklar.

Elektronik defterler, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar, gerçek kişiler tarafından kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalanacak, tüzel kişiler tarafından ise kendilerine ait mali mühür ile onaylanacaktır. Hesap döneminin son ayına ait defterlerin imza veya onay işlemleri ise gerçek kişiler tarafından gelir vergisi beyannamesinin, tüzel kişiler tarafından kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar yapılabilecek.

İmzalı veya mühürlü defterler için ayrıca berat dosyalarının oluşturulması ve bu dosyaların elektronik defter uygulaması aracılığıyla Başkanlığın onayına sunulması gerekiyor. Tebliğde elektronik defter beratı; elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosya şeklinde tanımlanıyor.

Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilecektir.

Bu şekilde oluşturulan elektronik defterler, Başkanlık tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir. Başkanlık tarafından gerçekleştirilen berat verme işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmiyor. Başka bir deyişle elektronik defter beratı, elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olduğundan, elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmiyor.

Muhafaza ve ibraz

Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorunda. Bu nedenle elektronik defterler ayrıca kâğıt ortamında saklanmayacak.

Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini, elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

Türkiye’de saklanmalı

Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi zorunlu. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi herhangi bir hüküm ifade etmiyor. Buna göre muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi gerekiyor.

Elektronik defter izninin iptali

Elektronik defter oluşturma izni bulunmakla birlikte, Başkanlık veya Genel Müdürlük tarafından belirlenen usul ve esaslara uymayan ve yapılacak uyarıya rağmen gerekli tedbirleri almayanların, elektronik defter oluşturma izinleri yapılacak değerlendirme üzerine iptal edilebilir. İzinleri iptal edilenler, bir yıl süre ile elektronik defter uygulamasından yararlanamazlar.