Faturalardan sonra defterler de elektronik oluyor…

M. Fatih Köprü | 08/09/2013 | (Tüm Yazılar)

Özellikle büyük firmaların düzenledikleri faturalar ile yasal defterleri saklama konusunda sıkıntıları olabiliyor. Her ay binlerce, telekomünikasyon gibi bazı sektörlerde ise milyonlarca fatura düzenleyen firmalar var. Bu faturaların bir nüshası kâğıt olarak müşteriye gönderiliyor. En az bir nüshası da belgeyi düzenleyen firmada kalıyor ve bu belgelerin uzun süreler saklanması, istendiğinde de ibraz edilmesi gerekiyor.

Bir de tabii ki bütün işlemlerin kaydedildiği yasal defterler var. Her yılbaşında on binlerce sayfalık defterler noterlere onaylatılarak, bilgi işlem sistemlerinde tutulan kayıtlar bu defterlere aktarılıyor.

Son yıllarda yapılan düzenlemeler kapsamında, yasal belgelerin elektronik olarak düzenlenmesi ve müşteriye iletilmesinin yanında, defterlerin elektronik olarak tutulması ve tüm defter ve belgelerin elektronik olarak saklanması konuları gündemde. Bu hafta son düzenlemeler kapsamında e-fatura ve e-defter uygulamalarına değineceğiz.

E-fatura

Elektronik fatura uygulaması maliye bakanlığı tarafından 2010 yılında yapılan düzenleme (397 numaralı vuk tebliği) kapsamında yürütülüyor. Elektronik fatura, bu tebliğde belirlenen şartlara uygun olan ve elektronik belge biçiminde oluşturulmuş fatura olarak tanımlanıyor.

Elektronik fatura uygulamasına geçen mükelleflerin faturalarının;

- elektronik belge olarak düzenlenmesi,

- elektronik ortamda iletilmesi,

- elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi,

Mümkün bulunuyor. Ancak e-fatura yeni bir belge türü değil. Kâğıt fatura ile aynı bilgileri içeriyor ve aynı hukuki niteliklere sahip.

Kimler yararlanabiliyor?

Öncelikle kapsama anonim ve limited şirketler alınmıştı. Ancak geçtiğimiz yıl yapılan değişiklikle fatura düzenlemek zorunda olan gerçek kişi mükelleflere de e-fatura uygulamasından yararlanma imkanı getirildi.

Bu kişi ve kurumlar gelir idaresi başkanlığına gerekli evraklarla başvurarak e-fatura uygulamasından yararlanabiliyorlar. Bu başvurunun internet ortamında yapılması da mümkün.

Bunun yanında elektronik defter kullanma zorunluluğu getirilen bazı mükellefler de var. Bunların kimler olduğuna yazımızın e-defter bölümünde değineceğiz. Bu mükelleflerin elektronik defter uygulamasına geçebilmeleri için öncelikle e-fatura uygulamasına dahil olmaları gerekiyor.

Portal yöntemi

Mükellefler e-fatura uygulamasına 3 yöntemle dahil olabilirler. Bunların ilki portal yöntemi. Bu sistem e-fatura uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır. Mali mühür ya da e-imza sahibi mükellefler portal yöntemini ücretsiz olarak kullanabiliyorlar. E-fatura portalına www.efatura.gov.tr internet adresi üzerinden ulaşılabiliyor.

Bu yöntem iş hacmi düşük, düzenlediği ve aldığı fatura sayısı az, e-fatura uygulamasını entegrasyon yöntemi ile kullanma konusunda yeterli altyapıya sahip olmayan kullanıcılar için daha uygun gözüküyor.

Entegrasyon

Bilgi işlem sistemlerini gelir idaresi başkanlığının sistemine entegre ederek, 7/24 kesintisiz bağlantı sağlayabilecek yeterli bilgi işlem altyapısına sahip mükelleflerin kullanabileceği bir yöntemdir. Bu sayede mükellefler elektronik fatura uygulamasından doğrudan kendi bilgi sistemleri aracılığıyla yararlanabilirler.

Özel entegrasyon

Bu yöntemle mükelleflere, teknik yeterliliğe sahip özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkânı sağlanıyor. Mali mührünü / e-imzasını ürettiren mükellefler, özel entegrasyon izni almış kurumlarla sözleşme yaparak uygulamaya dahil olabiliyorlar. Özel entegratör izni almış kurumların listesine www.efatura.gov.tr adresinden ulaşılabilir.

Kağıt fatura düzenlenemiyor

Elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve sağladıkları hizmetler için 1 eylül 2013 tarihinden itibaren elektronik fatura göndermeleri ve almaları zorunlu. Yani bu mükellefler birbirlerine artık kâğıt ortamında fatura düzenleyemeyecekler. Sisteme kayıtlı olmayan mükelleflere ise kağıt fatura düzenlemeye devam edecekler.

E-fatura sisteminde kayıtlı mükellefler, herhangi bir yanlışlık olmaması açısından fatura düzenlerken ve alırken “efatura.gov.tr” adresindeki listeler aracılığıyla diğer tarafın sistemde olup olmadığını kontrol etmeliler.

Saklama

E-fatura uygulamasına dahil olan mükellefler elektronik faturaları kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde saklayabiliyorlar. Bunun yanında üçüncü kişiler nezdinde de saklama yapılması mümkün. Ancak saklamanın diğer mükellefler nezdinde yapılması mükelleflerin e-faturaları muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmıyor. Ayrıca elektronik faturaların muhafazasının türkiye cumhuriyeti sınırları içerisinde ve türkiye cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunluluğu da bulunuyor.

Elektronik defter

Elektronik defter uygulamasından yararlanmak isteyen ya da yararlanması zorunlu olan mükelleflerin gelir idaresi başkanlığına yazılı başvuruda bulunması gerekiyor. Başvuru şartları ise şunlar:

► Gerçek kişi mükelleflerin e-imza sahibi olmaları,

► Tüzel kişi mükelleflerin elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları ve bu çerçevede mali mühür temin etmiş olmaları,

► Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.

Uyumlu yazılımların listesine “edefter.gov.tr” adresinden ulaşılabilir.

E-defter tutmak zorunda olanlar

Geçtiğimiz yılsonuna doğru maliye bakanlığı tarafından bazı mükelleflere elektronik defter tutma zorunluluğu getirildi. Buna göre 14 aralık 2012 tarihi itibarıyla;

- madeni yağ lisansına sahip olan mükellefler ile

- özel tüketim vergisi kanunu’na ekli (ııı) sayılı listedeki malları imal veya ithal edenlerin,

Elektronik defter tutmaları zorunlu. Belirtilen (ııı) sayılı listede ise kolalı gazozlar, alkollü içkiler, tütün ve tütün mamulleri yer alıyor. Zorunluluk getirilen mükelleflerin listesi “www.gib.gov.tr” ve “www.efatura.gov.tr” internet adreslerinde yayımlanıyor.

Bunlardan mal alanlar…

Elektronik defter zorunluluğu sadece yukarıdaki mükelleflerle sınırlı değil. Bunlardan mal alan bazı mükellefler de e-defter kapsamına giriyorlar. Madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden, 2011 takvim yılı içinde mal almış olup, bu yıldaki toplam brüt satış hasılatı 25 milyon lira ve üzeri olanlar da e-defter tutmak zorundalar.

Aynı şekilde kolalı gazoz, alkollü içki, tütün ve tütün mamulü gibi (ııı) sayılı listede yazılı malları imal ve ithal edenlerden mal alanlar da kapsama girebiliyorlar. Bu mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlardan aynı yıl brüt satış hasılatı 10 milyon lira ve üzeri olan mükellefler de e-defter uygulamasına geçmek zorundalar.

Burada önemli bir konuya değinmek gerekiyor. Belirtilen mükelleflerden satın alınan malın türünün, fiyatının veya miktarının önemi bulunmuyor. Yani örneğin madeni yağ lisansına sahip bir kurumdan 2011 yılında madeni yağ değil de benzin alınmış olsa bile, benzini alan şirketin 2011 yılı brüt satış hasılatı 25 milyon lirayı aşıyorsa elektronik defter ve dolayısıyla e-fatura uygulamalarına dahil olması gerekiyor. Lisans sahibi mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilemiyor.

Ne zamana kadar?

Zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin;

A. Elektronik fatura uygulamasına 2013 takvim yılı,

B. Elektronik defter uygulamasına ise 2014 takvim yılı,

İçerisinde geçmeleri gerekiyor.

E-defter ve e-fatura zorunluluğu getirilen mükelleflerin 2 eylül 2013 tarihi itibarıyla gelir idaresi başkanlığına başvurmaları gerekiyordu. Elektronik defter zorunluluğu getirilen mükelleflerden elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1 eylül 2014 tarihi itibarıyla elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekiyor.

Muhafaza ve ibraz

Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorunda. Bu nedenle elektronik defterler ayrıca kâğıt ortamında saklanmayacak.

Elektronik faturaların aksine, elektronik defterler ve beratların mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde ve türkiye cumhuriyeti sınırları içerisinde muhafaza edilmesi zorunlu. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi herhangi bir hüküm ifade etmiyor.