Yeni Türk Ticaret Kanunu’nda “Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi”

Av. Özlem Karcı Büyüksekban

14 Şubat 2011 tarihinde Resmi Gazete'de yayımlanan 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu (6102 Sayılı TTK) birçok bakımdan ticari hayatın ve şirketlerin mevcut uygulamalarını değiştirecek yenilikler getirmektedir. Bu değişiklikler doğrultusunda, 6102 Sayılı TTK'nın uygulamasını kolaylaştırmak ve şirketlerin bu yeni sisteme uyum sağlamalarına imkan vermek için ikincil mevzuatın yayımlanması beklenmektedir. Bu bağlamda ikincil mevzuatın, kanunda öngörülen tarihlerin yanı sıra en geç 6102 Sayılı TTK'nın yürürlük tarihi olarak belirlenen 1 Temmuz 2012 ve 1 Temmuz 2013 tarihleri dikkate alınarak yayımlanacağı tahmin edilmektedir.

6102 Sayılı TTK'da ilk defa yer alan elektronik işlemler ve bilgi toplumu hizmetlerinin nasıl uygulanacağının tartışıldığı bugünlerde, bu konuda bir yönetmeliğin çıkması uygulama şekli ile usul ve esasları belirlemesi açısından önem arz etmektedir. Nitekim Kanun'da da bu husus öngörülmüş, yasalaşma esnasında 1525. maddesine 2. fıkra eklenerek; "kayıtlı elektronik posta hizmeti sistemi" konusunda ayrıntılı düzenleme ihtiyacı olduğu belirtilerek bir yönetmelikle düzenleme yapılması hükmü eklenmiştir.

I. Elektronik işlemler ve bilgi toplumu hizmetleri

6102 Sayılı TTK'nın 1525. maddesi ile "Elektronik işlemler ve bilgi toplumu hizmetleri" başlığı altında elektronik ortamda yapılabilecek bildirim ve beyanlara ilişkin bir düzenleme getirilmiştir. Bu düzenlemeye göre açıkça anlaşmaları şartıyla, tarafların yapacağı her türlü ihbar, ihtar, itiraz ve benzeri beyanların ve yine; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesinin elektronik ortamda düzenlenebileceği, gönderilebileceği ve itiraz edilebileceği ifade edilmiştir.

Söz konusu düzenlemenin gerekçesinde Avrupa Birliği ülkelerinde genel kabul gören bir uygulamanın kanunlaştığı ifade edilmektedir. Bu düzenlemenin uygulanabilmesi için öncelikli olarak taraflar arasında bu konuda bir anlaşmanın varlığı aranacaktır.

Düzenlemeye göre, elektronik ortamda gönderilen belge ve beyanların bu düzenleme kapsamında sayılabilmesi için gerçek ve tüzelkişi hak sahiplerinin kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemine kayıtlı olmaları gerekmektedir.

II. İkincil düzenlemeler: "Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi"

6102 Sayılı TTK'nın uygulanmasını sağlamak ve bu konudaki usul ve esasları belirlemek üzere 25 Ağustos 2011 tarihinde Resmi Gazete'de "Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" (Yönetmelik) ve "Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi İle İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ" (Tebliğ) yayımlanmıştır. İlgili düzenlemeler elektronik ortamda yapılan gönderilerin alıcıya ne zaman iletildiğini ve gönderilen iletinin ve eklerinin kesin olarak tespitini sağlayan usul ve esasları belirlemektedir.

Teknik kriterleri belirleyen Tebliğ yayımı ile Yönetmelik ise 6102 Sayılı TTK'nın 1525. maddesi de dikkate alınarak 1 Temmuz 2012 tarihinde yürürlüğe girecektir.

III. İlkeler

Günlük hayatta elektronik posta ve elektronik imza gibi teknolojiler bulunurken "Kayıtlı Elektronik Posta" sistemine ihtiyaç duyulma sebebi, kişisel verilerin daha iyi bir şekilde korunması ve uluslararası düzenlemeler dikkate alınarak verilerin karşı tarafa ulaştırılması olarak ifade edilebilir. Bilgi toplumu hizmetlerinin işletilmesi sırasında uygulanacak olan genel kural ve ilkeler, 6102 Sayılı TTK'nın genelinde benimsenen kurumsal yönetim ilkeleri olarak görülmektedir. Bu ilkeler düzenlilik, devamlılık, güvenilirlilik, açıklık ve şeffaflık olarak sayılabilir. Bu bağlamda verilerin karşı tarafa ulaştırılması sırasında bilgi güvenliğinin sağlanması, alıcı ve gönderici haklarının korunması, kişisel verilerin korunması için gerekli tedbirlerin alınması sağlanmalıdır.

IV. KEP sisteminin hukuki niteliği

KEP sistemine kayıt olan gerçek ve tüzel kişiler KEP sistemi sayesinde elektronik iletinin gönderilmesi, alınması, elektronik belgelerin saklanmasını güvenli bir şekilde sağlayacaklardır. Bu sistem ile sunulan hizmetlere paralel olarak oluşturulan kayıtlar KEP delili olarak senet hükmünde kabul edilmekte ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılmaktadır. Bu sayede KEP hesabı olan gerçek ve tüzel kişilerin, göndermiş oldukları her türlü belge ve beyanlar herhangi bir uyuşmazlıkta delil olarak kullanabilmektedir. Bu durumda, KEP hesabı kullanılarak gerçekleştirilen tüm işlemlerden doğacak hukuki sorumluluk hesap sahibine[1] aittir.

Bu bilgiler ışığında tarafların anlaşmaları halinde, bir ihtarnamenin KEP sistemini kullanılarak karşı tarafa gönderilmesi, itirazların bu sistem üzerinden yapılması sağlanabilmektedir. Bir diğer şekilde ifade etmek gerekirse, herhangi bir belge ya da beyana KEP sistemi üzerinden itiraz edilmesi halinde, karşı taraf itirazın usulsüz bir şekilde yapıldığını iddia edemeyecektir. Nitekim ilgili Yönetmelik, kayıtlı elektronik posta sistemi üzerinden gönderilen belge, beyan ve itirazların hukuki niteliğini kesin delil olarak kabul etmektedir.

V. Kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcısı (KEPHS)

KEP sistemi, elektronik verilerin gönderiminde ve teslimatında kullanılan elektronik postaların nitelikli bir şeklini oluşturmaktadır. Bu sistemi elektronik postadan ayıran nokta ise hukuki niteliği itibariyle delil sağlayabilmesidir. Bu sistemin işletilmesi için Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'nun (Kurum) yetkisi altında "Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı" (KEPHS) sistemi kurularak, elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatının sağlanması planlanmaktadır. Bu bağlamda KEP sistemi kurmak ve işletmek isteyen şirketlerin Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulu'na başvurması ve bu Kurum aracılığıyla yetkilendirilmesi gerekmektedir.

KEPHS olmak isteyen kişiler 1 Mayıs 2012 tarihinden itibaren Kurum'a başvurabilirler. Başvuruların yapılması sırasında KEPHS'nin ortakları, yöneticileri ve istihdam ettiği veya ettirdiği personelinin kasten işlenen bir suçtan dolayı bir yıl veya daha fazla süreyle hapis cezası almamış ya da affa uğramış olsa bile devletin güvenliğine karşı suçlardan, Anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlardan, zimmet, irtikap, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama veya kaçakçılık suçlarından hüküm giymemiş olması gerekmektedir. Söz konusu bu kriterler KEPHS'nin tüzel kişi ortaklarının yöneticileri için de aranmaktadır.

VI. Kayıtlı elektronik posta sistemine başvuru

Yönetmeliğin 9 ve devamı maddelerinde, KEP sistemi dahilinde yapılabilecek işlemler belirtilmiştir. Bu bağlamda KEP hesabı almak isteyen gerçek veya tüzel kişilerin öncelikli olarak KEPHS'ye başvurması gerekmektedir. Tüzel kişi adına başvuru yapacak veya işlem yetkilisi[2] olarak görev alacak kişilerin kimlik bilgilerini ve yetkili olduklarını gösteren bilgi ve belgeleri başvuru sırasında KEPHS'ye vermeleri gerekmektedir. KEPHS'nin gerekli kontrolleri yapmasının ardından KEP hesabı oluşturularak, hesaba ilişkin bilgilerin güvenli bir şekilde işlem yetkilisine teslimi sağlanmalıdır.

KEP sistemi bir iletişim aracı olması yanında, verilerin delil oluşturması, arşivlenmesi, kimlik tespiti ve elektronik platformda gerçekleşen gönderildi ve alındı onayları da dahil olmak üzere KEP iletilerinin tüm süreçlerine ilişkin bir bütünü oluşturmaktadır. KEP sistemi; KEP hesabı, KEP rehberi ve arşiv hizmetleri gibi işlevlere de sahiptir. Bu sayede KEP kullanıcılarının, göndermiş oldukları iletileri saklamaları ve rehberi kullanarak bilgi ve sorgu sisteminden yararlanmaları planlanmaktadır.

Bu sistem ticaret sicili kayıtlarını da içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ve yönetilen "Merkezi Sicil Kayıt Sistemi" (MERSİS) kapsamında işletilmektedir. Bu teknolojilerin getirmiş olduğu risklerden kullanıcıların olumsuz bir şekilde etkilenmesini engellemek ve kişisel verilerin güvenli bir şekilde korunmasını sağlamak, Yönetmeliğin esas amacı olarak kabul edilmiştir.

VII. KEP hesabının kullanımı ve kontrol edilmesi

KEP hesabı, elektronik bir iletinin kişiler arasında hukuki ve teknik güvenliğe sahip bir şekilde gönderilmesini ve alınmasını sağlamak, bir diğer ifadeyle güvenli iletişimde bulunmak amacıyla kullanılmaktadır. KEP hesabının tüzel kişiler tarafından kullanılması için bir işlem yetkilisinin tayin edilmesi ve bu yetkilinin tüzelkişilik tarafından KEPHS kurumuna bildirilmesi gerekmektedir. Gerçek kişilerin bu sistemi kullanmak istemeleri halinde ise kuruma başvurarak KEP hesabı almaları gerekmektedir.

KEP hesabı, hesap sahibinin ya da işlem yetkilisinin, KEP hesabına erişerek gelen iletileri kontrol etmesi esasına dayanmaktadır. Mücbir sebep halleri dışında KEP hesabına erişilmemesi durumunda, o iş günü içinde gelen iletinin ertesi işgünü hesap sahibine ulaştığı ve okunduğu kabul edilmektedir.

VIII. KEP hesap sahibinin yükümlülükleri

KEP hesabı için başvuruda bulunan gerçek veya tüzel kişiler gerekli olan bilgi ve belgeleri tam ve doğru olarak KEPHS'ye vermekle yükümlüdürler. Başvuru sırasında, KEP sisteminin çalışma modellerinden olan sakla-ilet[3] ve sakla-bildir[4] modellerinden hangisi ile hizmet alacağını beyan etmelidirler. Bunun yanında hesap sahibi, KEP hesabının açılmasının ardından kimlik doğrulama amacıyla kendisine verilen bilgileri korumakla, üçüncü kişilerle paylaşmamakla ve başkasına kullandırmamakla yükümlüdür.

IX. Sonuç

6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu'nda yer alan yeni bazı uygulamaların ayrıntılarının düzenlenmesinin ikincil mevzuata bırakılması, özellikle elektronik işlemler ve bilgi toplumu hizmetleri gibi hızla gelişen ve çabuk değişen sistemler açısından büyük önem arz etmektedir. Bu bağlamda 6102 Sayılı TTK'nın 1525. maddesinin uygulama usul ve esaslarını belirlemek amacıyla, 25 Ağustos 2011 tarihli Resmi Gazete'de "Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" yayımlanmıştır. Nitekim getirilen yeni düzenleme ile KEP delillerinin senet hükmünde olması sağlanmaktadır. Ayrıca uyuşmazlık sırasında taraflar arasında iletilen belge ve beyanların kesin delil teşkil etmesi, UYAP sisteminin de devreye girdiği bir ortamda bilhassa mahkeme sürecinin ve uyuşmazlıkların çözümü bakımından sürenin kısalmasına imkan tanıyacaktır.

 

 

 

 

Bu makalede yer alan açıklamalar, yazarının konu hakkındaki kişisel görüşünü yansıtmaktadır. Makaledeki bilgi ve açıklamalardan dolayı Ernst & Young ve/veya Kuzey Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş.'ye sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.


[1]Adına KEP hesabı tahsis edilen gerçek kişiyi veya kamu veya özel hukuk tüzel kişisini ifade eder.

[2]Hesap sahibinin tüzel kişi olduğu durumlarda ilgili KEP hesabına ilişkin işlemleri tüzel kişi nam ve hesabına yapan gerçek kişi veya kişileri ifade eder.

[3]KEP iletilerinin, alıcının veya göndericinin KEP hesaplarına doğrudan ulaştırıldığı KEP çalışma modelini ifade eder.

[4]KEP iletilerinin KEPHS'nin sistemlerinde tutulduğu ve alıcının ya da göndericinin söz konusu iletilere erişebilmesini teminen KEP hesaplarına bir bağlantı adresinin ulaştırıldığı KEP çalışma modelini ifade eder.